Командировки для многих – страшное слово. Это не только расставание с семьёй, но порой и дополнительные проблемы на голову, которые возникают при оформлении командировки. Многие люди отправляются в Москву на командировки – чаще всего, именно там находятся крупные офисы компаний или даже центральные офисы, а также, различные заведения партнёров, с которыми нужно заключить контракт или, например, осмотреть какой-то объект. Безусловно, отелей и гостиниц в столице немало, но порой работяги сталкиваются с серьёзными проблемами как из-за своей забывчивости, так и из-за забывчивости самого заведения, которому человек решает довериться.
Нередко люди сетуют на такую проблему — в гостинице не выдали чек, из-за чего невозможно сдать документы от гостиницы для отчётности. Если гостиничные чеки отсутствуют, то командировку могут не оплатить. А найти чек гостиницы, счета или отметки в их журнале, уже после отъезда, непросто. Никакие отчётные бухгалтерские документы не могут содержать в себе растраты без указания причин гостиничные чеки – чек гостиницы и документы о въезде вполне подходят для большинства организаций.
Прежде всего, чтобы не попасть впросак, нужно знать необходимые документы для оформления командировки. У вас обязательно должен быть приказ на командировку, подписанный руководителем фирмы или учреждения. В том числе, в приказе обязательно прописывается оплата командировочных расходов, в которые входит съем жилья на время командировки, проезд и другие расходы, связанные с целью командировки.
Для официальных столичных командировок в основном используются гостиницы Москвы с подтверждением, которые предоставляют вам пакет документов, доказывающий, что именно вы снимали у них номер, что все деньги были уплачены на съем номеров.
Что же делать, если по какой-то причине вам не выдали гостиничные чеки с подтверждением, в Москве или даже в любом другом городе?
1. Связаться с гостиницей и постараться уладить проблему мирно.
Ответственным владельцам не нужны проблемы и поэтому, скорее всего они пойдут вам на встречу. Скорее всего, в гостинице остались ваши данные и вас помнят.
2. Купить документы на проживание в гостинице.
В случае, если возникла серьёзная проблема с отчётностью по различным причинам, можно приобрести гостиничные документы от гостиницы. Москва и другие крупные города обладают довольно большим ассортиментом предложений услуг по предоставлению чеков, отчётов по командировкам с различными гарантиями и отзывами клиентов.
Выбирать стоит очень аккуратно и идеально, если ваши коллеги в командировке уже пользовались чьими-либо услугами.
3. Человеческий фактор.
Имея друзей в лице начальника или бухгалтерии, можно постараться выйти из ситуации сухим, создав иллюзорную или фальшивую отчётность. Однако, этот способ является незаконным и за такие действия можете пострадать не только вы, но и вся организация. Можно назвать этот пункт «никогда не пользуйтесь этим способом».
Мы рассмотрели самые основные пункты выхода из ситуаций, которые обычно используют люди в беде. Для кого-то проще будет разобраться с гостиницей лично, а для кого-то воспользоваться услугами по предоставлению чеков в столичных гостиницах. Отправляясь в командировки, тщательно выбирайте гостиницу и сразу уточняйте, возможно ли подтверждение и выдача чеков.
Не забывайте напоминать при выезде о документах и в случае путешествия на транспорте – сохраняйте все посадочные талоны и квитанции, которые также необходимы при отчётности. Удачных командировок!