Чтобы решить вопрос: какие документы на проживание в гостинице во время командировки нужны, необходимо уточнить ряд и других не менее важных вопросов до момента начала командировки.Зачастую командировку спланировать предварительно практически невозможно. Иногда она возникает спонтанно, времени не учет всех нюансов не хватает. Да и вряд ли Вам хватит времени все разузнать и спланировать даже за неделю до предстоящей поездки. Во-первых, все зависит от того, насколько далеко Вам придется лететь или ехать, первым делом позаботиться стоит о главном – (способе добраться до места и времени, потраченного на это), переезде или перелете.
Во-вторых, Вам могут дать дополнительные поручения от начальства, от чего четко спланировать распоряжение своим временем на месте Вы также предварительно не сможете. В-третьих, Вам нужно будет как то перемещаться по «незнакомому» городу, учет работы городского транспорта либо услуги Такси так же относится к вопросам, которые продумать заранее, не получится. К тому же, если командировка предстоит в Москву, то время, потраченное, чтобы добраться на место назначения может достигнуть больше половины дня.
А главным моментом, который необходимо решить в командировке — место проживания и правильно оформленные документы, чтобы Вам фактически списали все потраченные деньги. Потому как если Вы не учтете какой-либо мелочи, возвращаться назад у Вас возможности и резона не будет.
Итак, по возможности, необходимо заранее позаботиться о подборе недорогого, комфортного жилья. Конечно, если Вы заранее знаете предположительный маршрут и схему города, то гостиницу лучше выбрать возле вокзала, крупного транспортного узла, либо вблизи места назначения, куда Вы непосредственно направляетесь с целью решения ряда вопросов. В каждой гостинице имеется своя комплектность документации, которая состоит из первичной, вторичной документации и фискальных кассовых чеков. Так, какие документы на проживание в гостинице нужны? Возможно, Вам будет доступен перечень этих документов предварительно и Вам можно будет уточнить в бухгалтерии весь требуемый перечень, который Вам необходимо будет предоставить на момент окончания командировки. Преобладающее большинство требуемых документов во многих гостиницах сходны между собой. К ним относятся:
• Счет по форме 3Г;
• Кассовый чек на гостиницу;
• Прайс-лист цен;
• Счет-фактура;
• Копия свидетельства о регистрации;
• Копия уведомления о постановке на учет в налоговой инспекции;
• Акт выполненных работ.
Как правило, их форма утверждена законодательством. Проблем с документами возникнуть не должно, если они оформлены с соблюдением соответствующих норм, в действующем статусе. Но не редко в бухгалтерии могут потребовать от Вас дополнительную справку, прайс или акт. И Вам фактически должны в гостинице предоставить все необходимое по первому требованию, но Вам изначально нужно знать весь перечень требуемых документов, потому что уточнять его на месте у Вас просто может не хватить времени. Ситуация может сыграть и Вашу пользу, если это не первая Ваша поездка и у Вас есть возможность варьировать выбором жилья, предварительно заказать комплект документов и прочее. Единственное, что потребуется – воспользоваться сервисом проверенных мест, уверенность в профессионализме которых не ставится под сомнение.